Collino Commercio S.p.A. (in seguito la “Società” o “Collino”) ha adottato un sistema di gestione delle segnalazioni whistleblowing, consultabile qui sotto in calce – disciplinato dalla Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing – che prevede specifici canali di comunicazione per la ricezione e gestione delle segnalazioni, anche in forma anonima, aventi ad oggetto condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello Organizzativo adottato dalla Società, di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo. I canali adottati garantiscono la riservatezza dell’identità dei segnalanti, delle altre persone coinvolte e delle persone comunque menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione. Si invitano tutti i dipendenti e collaboratori della Società nonché tutti gli altri soggetti che interagiscono con la Società a segnalare qualsiasi violazione rilevante ai fini della Procedura di cui gli stessi vengano a conoscenza, in qualunque fase del loro rapporto con la Società. Non saranno in alcun modo prese in considerazione le Segnalazioni non rientranti nello scopo e nell’oggetto della procedura whistleblowing e, in particolare: – le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate; – le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al decreto. – le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea. Allo stesso modo, restano esclusi dall’ambito di applicazione della presente procedura gli eventuali reclami connessi a disservizi relativi alle prestazioni erogate dalla Società.  

I canali di comunicazione e l’oggetto delle segnalazioni

Le segnalazioni devono essere inviate attraverso i seguenti canali:
• mediante la posta cartacea presso l’Organismo di Vigilanza di Collino in persona della Dott.ssa Cristiana Dell’Arsina con studio in VIA I. CAMPIONI – TRAV.1 45
cap 55100, LUCCA (LU). È necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento (salvo si tratti di segnalazione anonima); la seconda con la segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata al Gestore Segnalazioni”.
• in forma orale al numero 800. 583.908 (utilizzabile solo da rete fissa e gratuito) e 0144 322147 (utilizzabile sia da rete fissa che da rete mobile, il costo varia in base al piano tariffario dell’operatore del chiamante). 
• in forma orale chiedendo un incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza di Collino via e-mail all’indirizzo di posta elettronica odv@collinocommercio.com. L’incontro è fissato entro il termine di 15 ed il contenuto dello stesso è documentato, previo consenso del Segnalante, mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto ovvero mediante redazione di apposito verbale sottoscritto dal Gestore delle Segnalazioni e dal Segnalante. La segnalazione può avere ad oggetto le violazioni di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo, in particolare condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello Organizzativo adottato dalla Società.  

Garanzia di anonimato e divieto di atti di ritorsione

La Società garantisce la confidenzialità dell’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità. I soggetti segnalati sono tutelati per quanto attiene sia alla confidenzialità delle segnalazioni che li riguardano e delle eventuali indagini svolte, sia alla protezione degli stessi da eventuali segnalazioni ritorsive e/o diffamatorie. Sono espressamente vietati atti ritorsivi, vessatori o discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione; tale protezione è garantita al segnalante anche quando la segnalazione, seppur infondata, si basi su criteri di buona fede e ragionevolezza. Le violazioni della procedura e delle disposizioni in essa contenute possono essere oggetto di sanzioni disciplinari.  

Soggetti deputati alla ricezione e gestione delle segnalazioni

La gestione dei canali di segnalazione è affidata al Gestore delle Segnalazioni individuato nell’Organismo di Vigilanza di Collino.  

Tempistiche di riscontro

Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione verrà rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento. Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento verrà riscontrata la segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della Segnalazione.  

Modalità di archiviazione e conservazione delle segnalazioni

Il termine di conservazione dei dati è fissato a 5 anni dalla conclusione della procedura di segnalazione, come disciplinato dall’art. 14 comma 1 del d. lgs. 24 del 2023.  

Documenti implementati dalla Società

Come richiesto dal Regolamento UE n. 679 del 2016 (c.d. GDPR) e dal d. lgs. 24 del 2023, la Società ha adottato la seguente documentazione: 
– Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati del segnalante (Informativa segnalante); – Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati della persona oggetto delle segnalazioni (Informativa persona coinvolta); 
– Valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del GDPR avente ad oggetto le operazioni di trattamento dati connesse alla gestione dei canali di segnalazione in uso (disponibile su richiesta degli interessati al seguente indirizzo: info@collinocommercio.com)
– Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing. La Società ha provveduto a nominare le persone autorizzate a ricevere e dare seguito alle segnalazioni ai sensi dell’art. 29 del GDPR.

Tempistiche di riscontro

Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione verrà rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento. Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento verrà riscontrata la segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della Segnalazione.
Modalità di archiviazione e conservazione delle segnalazioni
Il termine di conservazione dei dati è fissato a 5 anni dalla conclusione della procedura di segnalazione, come disciplinato dall’art. 14 comma 1 del d. lgs. 24 del 2023.

Documenti implementati dalla Società
Come richiesto dal Regolamento UE n. 679 del 2016 (c.d. GDPR) e dal d. lgs. 24 del 2023, la Società ha adottato la seguente documentazione a disposizione degli interessati:
– Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati del segnalante (Informativa segnalante);
– Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati della persona oggetto delle segnalazioni (Informativa persona coinvolta); – Valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del GDPR avente ad oggetto le operazioni di trattamento dati connesse alla gestione dei canali di segnalazione in uso  
– Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing. 

La Società ha provveduto a nominare le persone autorizzate a ricevere e dare seguito alle segnalazioni ai sensi dell’art. 29 del GDPR.VIA I. CAMPIONI – TRAV.1 45 cap 55100, LUCCA (LU)