Il presente canale non è il canale per informare la Società di disservizi commerciali o per inoltrare reclami di natura commerciale di qualsiasi tipo.

Attraverso questa pagina si ha accesso al sistema adottato da COLLINO COMMERCIO per consentire la segnalazione, anche in forma anonima, di comportamenti scorretti, aventi ad oggetto condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni del Modello Organizzativo adottato dalla Società, di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo;

Il sistema prevede regole precise per effettuare le segnalazioni e le modalità di gestione delle stesse con la massima riservatezza; lo scopo è garantire una seria verifica del fatto segnalato, tutelare il segnalante da ogni eventuale ritorsione.

Si invitano tutti i dipendenti e collaboratori della Società nonché tutti gli altri soggetti che interagiscono con la Società a segnalare qualsiasi fatto di cui gli stessi vengano a conoscenza, in qualunque fase del loro rapporto con la Società, secondo quanto illustrato di seguito.

Non saranno in alcun modo prese in considerazione le Segnalazioni non rientranti nello scopo e nell’oggetto della procedura whistleblowing e, in particolare:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al decreto.
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea.

E’ vietato procedere a segnalazioni per finalità illecite (es. a fini diffamatori) o che siano totalmente infondate per colpa grave.

L’oggetto delle segnalazioni

Possono essere segnalate:

• le violazioni, conclamate o sospette, delle prescrizioni contenute nel Modello adottato dalla Società, incluse le violazioni del Codice Etico e delle Procedure Operative richiamate dal Modello Stesso,
• le condotte illecite, conclamate o sospette, che possono integrare uno dei reati rilevanti previsti dal D.L.vo 231/2001

di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio Contesto Lavorativo.

Il Segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire al Gestore delle Segnalazioni di procedere alle dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione. A tal fine, la Segnalazione deve contenere circostanze e informazioni concrete, documentate e/o documentabili, tali da far ragionevolmente ritenere che gli atti/fatti od omissioni segnalati costituiscono Violazione.

La modalità di segnalazione

La Piattaforma Whistleblowing è un tool informatico, conforme alla Direttiva UE 2019/1937 ed al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), raggiungibile dal sito internet della Società che consente di inviare una Segnalazione al Gestore delle Segnalazioni

Collino ha attivato la Piattaforma Whistleblowing raggiungibile dalla presente pagina internet della Società che consente di inviare una Segnalazione, anche in forma anonima, nelle seguenti forme:

• IN FORMA SCRITTA

tramite accesso alla Piattaforma Whistleblowing https://wbcollino.serviceict.it, selezionando il relativo “canale” ed inserendo le informazioni richieste.

• IN FORMA ORALE

tramite accesso alla Piattaforma Whistleblowing https://wbcollino.serviceict.it, selezionando il relativo “canale” e registrando un MESSAGGIO AUDIO ovvero richiedendo un INCONTRO DIRETTO con il Gestore delle Segnalazioni.

L’incontro diretto è fissato entro il termine di 15 giorni ed il contenuto dello stesso è documentato, previo consenso del Segnalante, mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto ovvero mediante redazione di apposito verbale sottoscritto dal Gestore delle Segnalazioni e dal Segnalante.

Completato il processo di inserimento della Segnalazione secondo la modalità prescelta, la piattaforma rilascia una RICEVUTA contenente un CODICE IDENTIFICATIVO DI 16 CIFRE che deve essere immediatamente salvata (non è prevista una procedura per il recupero della ricevuta in una fase successiva) e conservata a cura del Segnalante sia per poter seguito l’iter della Segnalazione sia per evitare che terzi non autorizzati ne vengano in possesso.

Il codice identificativo di 16 cifre rilasciato dalla piattaforma consente di accedere alla sezione “Hai già effettuato una segnalazione?” attraverso cui il Segnalante può monitorare lo stato di avanzamento della Segnalazione, effettuare eventuali integrazioni, offrire in comunicazione nuovi documenti nonché scambiare messaggi e/o informazioni con il Gestore delle Segnalazioni

Garanzia di anonimato e divieto di atti di ritorsione

La Società ha adottato una procedura interna che assicura la confidenzialità dell’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità.

I soggetti segnalati sono tutelati per quanto attiene sia alla confidenzialità delle segnalazioni che li riguardano e delle eventuali indagini svolte, sia alla protezione degli stessi da eventuali segnalazioni ritorsive e/o diffamatorie.

Sono espressamente vietati atti ritorsivi, vessatori o discriminatori, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione; tale protezione è garantita al segnalante anche quando la segnalazione, seppur infondata, si basi su criteri di buona fede e ragionevolezza.

Le violazioni della procedura e delle disposizioni in essa contenute possono essere oggetto di sanzioni disciplinari.

Soggetti deputati alla ricezione e gestione delle segnalazioni

La gestione dei canali di segnalazione è affidata al Gestore delle Segnalazioni individuato nell’Organismo di Vigilanza di COLLINO COMMERCIO.

Tempistiche di riscontro

Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione verrà rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento.

Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento verrà riscontrata la segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della Segnalazione.

Modalità di archiviazione e conservazione delle segnalazioni

Il termine di conservazione dei dati è fissato a 5 anni dalla conclusione della procedura di segnalazione, come disciplinato dall’art. 14 comma 1 del d. lgs. 24 del 2023.

Documenti implementati dalla Società

Come richiesto dal Regolamento UE n. 679 del 2016 (c.d. GDPR) e dal d. lgs. 24 del 2023, la Società ha adottato la seguente documentazione:

• Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati del segnalante (Informativa segnalante);
• Informativa ai sensi dell’art. 13 del GDPR che illustra il trattamento dei dati della persona oggetto delle segnalazioni (Informativa persona coinvolta);
• Valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del GDPR avente ad oggetto le operazioni di trattamento dati connesse alla gestione dei canali di segnalazione in uso
• Procedura per la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.

La Società ha provveduto a nominare le persone autorizzate a ricevere e dare seguito alle segnalazioni ai sensi dell’art. 29 del GDPR.